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  SAP R/3 im Mobileinsatz Das Dreamteam (notes magazin 6/2001)
SAP R/3 im Mobileinsatz SAP R/3 im Mobileinsatz (Groupware Magazin Feb/März 2001)

SAP R/3 zum mitnehmen Mobile R/3-Lösungen für Vertrieb und Service
(Groupware Magazin Jan/Feb 2001)

SAP R/3 zum mitnehmen SAP R/3 zum mitnehmen (Groupware Magazin Sep/Okt 2000)

 
notes magazin - Erfolgreiches Informationsmanagement (6/2001)

Das Dreamteam

Auf professionelle Datenverarbeitung setzt die GEZE Service GmbH in Leonberg. Die Durchlaufzeit der Serviceaufträge sollte verkürzt und der Arbeitsablauf verbessert werden. Eine Lösung aus Palm Pilot, Lotus Domino und SAP R/3 nahm dieses Ziel ins Visier.

Die GEZE Service GmbH in Leonberg führt alle Serviceaufgaben für ihre Muttergesellschaft GEZE GmbH durch, und das verlangt eine professionelle Datenverarbeitung. Das Unternehmen wollte nicht nur die Durchlaufzeit der Serviceaufträge von der Annahme bis zur Fakturierung erheblich verkürzen, sondern gleichzeitig den Arbeitsablauf bei der Auftragsbearbeitung und Disposition der Servicetechniker verbessern. Ein weiterer unabdingbarer Aspekt war die aktuellste Objektinformation vor Ort bei optimaler Mobilität. Die Lösung erforderte eine Integration von Palm Pilot, Lotus Domino und SAP R/3. Seit April 2001 befindet sich bei der GEZE Service GmbH ein Großteil der Servicetechniker erfolgreich im Produktiveinsatz.

R/3-Daten mobil machen
Da im Hause GEZE seit 1994 erfolgreich mit SAP R/3 gearbeitet wird, galt es eine mobile Offline R/3-Anbindung für die Palm Pilots der Servicetechniker zu entwickeln. Umfangreiche Recherchen ergaben Lotus Domino als Trägermedium der Wahl für den Datenaustausch zwischen SAP R/3 und Palm Pilot. Der Grund lag nicht nur in den Offline-Fähigkeiten von Lotus Domino und den Notes-immanenten Datenabgleichsmöglichkeiten (Replizieren auf Feldebene - und dadurch erheblich reduzierter Datenverkehr), sondern vor allem in den verfügbaren Add-ons und den offenen Schnittstellen zu SAP R/3 (BAPIs, LSX, Lotus SAP Connector).
Die vergleichsweise einfache Anbindung von SAP R/3 an Lotus Domino erwies sich als Grundvoraussetzung für die ideale Konstellation einer absolut mobilen und tragbaren Anwendung (140 Gramm!) mit SAP-R/3-Daten.

Die Umsetzung
Mit der Entwicklung von MSS (Mobile Service System) wurde folgendes Szenario für die GEZE Service GmbH von der Firma Ideo GmbH aus Wüstenrot mit ihrem Lotus Domino-Partner Syccess GmbH aus Freiburg realisiert: Im R/3-FrontOffice werden die Serviceaufträge erfasst und direkt einem Servicetechniker zugeordnet. Wenn alle Daten zu Auftraggeber und Serviceobjekt erfasst beziehungsweise aus R/3-Daten ergänzt sind, ist der Vorgang im FrontOffice erledigt. Der Auftrag geht nun automatisch ins Service Office über, wo der Einsatzleiter alle dispositiven Tätigkeiten vornimmt.
Freigegebene Aufträge werden zyklisch vom eigens hierfür installierten Domino-Server abgeholt und als Notes-Dokumente abgelegt Über die Identifikation des jeweiligen Mitarbeiters wird der Notes-User ermittelt und als aktueller Bearbeiter in den Auftrag eingetragen. Gleichzeitig geht eine Statusmeldung an R/3, dass der Auftrag vom Domino-Server abgeholt wurde. Somit ist die Informationskette geschlossen und jeder am Auftrag beteiligte Partner über den aktuellen Status des Auftrags informiert.
Der zuständige Servicemitarbeiter wird per SMS vom System benachrichtigt und holt nun mittels Notes-Replikation die ihm zugeordneten Aufträge ab. Es erfolgt auch hier eine Aktionsquittierung an SAP R/3, wodurch der Einsatzleiter weiß, dass die Aufträge beim Servicetechniker angekommen sind. Der kann nun seine Aufträge direkt auf seinem Notebook weiterbearbeiten oder via Hotsync auf seinen Palm Pilot übertragen und dort bearbeiten. Ergänzenden Angaben zum Serviceobjekt sind ebenso möglich wie die Dokumentation von An- und Abfahrtszeiten, Arbeitsbeginn und -ende, Ausführdatum, Materialverbrauch usw. Aktuell wird bei GEZE auf dem Palm eine Auswahl aus etwa 40 Standardtätigkeiten und rund 5000 verschiedenen Ersatzmaterialien genutzt. Zusammen mit 10 gleichzeitig vorliegenden Aufträgen sind damit noch nicht einmal 20 Prozent seines Speichervolumens belegt (Palm Vx 8 MB).
Nach einer Ausführung der Servicetätigkeit kann auf dem Palm Pilot die Unterschrift des Kunden aufgenommen werden. Anschließend wird diese in der gesamten Informationskette mitgeführt. Zur Ergänzung der Berichte lassen sich individuelle Texte als Shortcuts auf dem Palm ablegen.
Wenn die Aufträge vom Palm Pilot ins Notebook zurückübertragen sind, können vor der Datenweitergabe an den Domino-Server noch Korrekturen vorgenommen und Langtexte eingegeben werden.
Nach Komplettierung werden die Daten via Domino-Server (ISDN, analog oder GSM) an R/3 zurückgemeldet.
Optional ist eine Anbindung des Palm Pilot direkt an den Domino-Server via GSM (HSCSD/GRPS) auch für MSS möglich. Anschließend werden die Daten ins R/3 BackOffice eingespielt, wo sie durch den zuständigen kaufmännischen Mitarbeiter nachbearbeitet oder direkt an die bestehende Serviceanwendung übergeben werden. Alle Daten werden über SAP R/3 SD-Aufträge (SD = Sales and Distribution) in den Standardablauf eingespielt, berechnet und gebucht.

Der Effekt
Schon bei den Probeläufen in der Entwicklungsphase reduzierte sich die Durchlaufzeit (Annahme bis Fakturierung) auf 50 Prozent. Inzwischen wurde ein Wert von 12 Prozent erreicht. Die anvisierte Reduktion auf 5 Prozent erscheint daher durchaus realistisch. Allein die Kosteneinsparung durch den Wegfall der Erfassung von handgeschriebenen Serviceberichten rechtfertigt die Einführung des Systems. Rechnet man nur das Einsparungspotential an dieser Stelle, so amortisieren sich die Kosten innerhalb von etwa 2,5 Jahren. Für die Geschäftsführer der GEZE Service GmbH war die Einführung von MSS ein voller Erfolg. Die Servicetechniker haben das Produkt sehr gut angenommen und kommen mit dem Einsatz der Geräte bestens zurecht. Inzwischen ist auch die Abzeichnung des ausgeführten Serviceauftrages auf dem Palm Pilot durch den Kunden kein Thema mehr. Kaum einer wünscht einen Ausdruck vor Ort. Und wenn dies doch einmal vorkommt, so kann der Auftrag umgehend über das Notebook ausgedruckt werden. Mit dem Palm lassen sich Tätigkeiten und Materialien via Selektionsfunktion viel einfacher als bisher in den Auftrag eintragen. Fehleingaben und falsche Materialbezeichnungen gibt es nicht mehr. Der Palm stellt durch sein geringes Gewicht keine Belastung für den Mitarbeiter dar und wurde als Prestigeobjekt gerne angenommen.

Weitere Anforderungen
Schon während der Einführung von MSS wurde Bedarf an weiteren Anwendungen bei GEZE entdeckt. Mitarbeiter aus dem Vertrieb wollten Kundenstammdaten und Informationen zu Umsätzen aus dem Palm mitführen. Zu diesem Zweck wurde MCS (Mobile Customer System) entwickelt. Mit MCS werden Kundenstammdaten und Kennzahlen aus dem VIS (Vertriebsinformationssystem) auf dem Palm verfügbar gemacht. Gemeinsam mit dem Zugriff auf aktuelle Preise und Konditionen sowie der Strukturierung der Daten nach Verkaufsorganisation, Verkaufsbüros, Verkaufsgebieten usw. hat der Vertrieb nun wichtige Informationen vor Ort. Als Nächstes war die Erfassung von Reports für alle Außendienstmitarbeiter von GEZE gefragt. Mit MRS (Mobile Reporting System) lassen sich auf dem Palm nun Besuchsberichte, Reisekosten- und Spesenabrechnung erfassen. Das Kontaktmanagement nach Kontaktart, Besuchsgrund und Besuchsdatum ist ebenfalls fertig. Die Angebotsüberwachung und die Erfassung von Kundenaufträgen auf dem Palm wird vorbereitet.
Da die grundlegenden Techniken und Methoden bereits entwickelt wurden, geriet die Umsetzung dieser Anforderung zu einem Heimspiel. Innerhalb von drei Monaten standen MRS und MCS zur Verfügung. Alle Berichte werden nun in R/3-Logik auf dem Palm erfasst und an das System zurück gegeben. Über den Domino Server werden die aktuellen Daten und Berichte für das R/3-System per Handy abgeglichen.

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Groupware Magazin - Das Schweizer Magazin für Groupware und Workflow | Februar/März 2001

SAP R/3 im Mobileinsatz

Die ERP-Software SAP R/3 hat sich in vielen Unternehmen bestens bewährt. Um die Mitarbeiter im Aussendienst jedoch ständig auf dem aktuellen Stand zu halten bedarf es einer mobilen R/3 Anbindung an den Palm Pilot.
Die meisten Unternehmen die mit der ERP-Software SAP R/3 arbeiten, stellen sich grundsätzlich die gleichen Fragen: Wie sollen Mitarbeiter im Aussendienst die Vorteile der R/3 nutzen? Und gar noch wichtiger, wie sollen Sie die jeweils aktuellsten Informationen erhalten? Die Lösung ist an sich so einfach wie genial. Die Informationen werden aus R/3 per Datentransfer auf den Palm Pilot geliefert. Genau hier setzen die mobilen Lösungen der MxS-Family an, die SAP R/3 Daten auf dem Palm Pilot verfügbar machen. MxS bietet mobile Clients für SAP R/3 und für die verschiedensten Einsatzzwecke. Mit MxS und Palm Pilot können mobile R/3 Lösungen nun eingesetzt werde.
  Mobiles Kundeninformations-System
Vertriebsbüros und Vertriebsspezialisten bietet McS (gestuft nach Rechten) die Möglichkeit, auf die SAP R/3-Kundendaten zuzugreifen,
sie zu nutzen und weiterzupflegen. Aufbau und Datenstellung orientieren sich am SAP Customizing. Es kann nach Verkaufsorganisationen, Verkaufsbüros, Verkaufsgebieten usw. strukturiert werden. Je nach Rechten besteht Bearbeitungs-Zugriff auf Umsätze, Stammdaten, Nettopreise, Mengenrabatte, Standardrabatte und Sondervereinbarungen.

Mobiles Report-System

Das mobile Report-System MrS schliesst an das Kontaktmanagement der SAP R/3 an. Auch hier werden Zugriffsrechte zentral vergeben und verwaltet. Der User kann die auf der SAP R/3 vorhandenen Reports und Kontakte bearbeiten und neue Reports und Kontakte einpflegen. Die Bearbeitungsoptionen werden aus dem R/3 Customizing übernommen. Weitere Features sind die Angebotsverfolgung und eine Funktion zur Erfassung der Reisekosten und zur Spesenabrechnung über den Palm Pilot. Die entsprechenden Daten werden an das zuständige FI-Modul der SAP R/3 übergeben, alternativ ist eine HR-Übergabe möglich

Mobiles Service-System

Das mobile Service-System MsS wird mit seinen Grundkomponenten FO (Front Office), SO (Service Office), MO (Mobile Office) und BO (Back Office) ausgeliefert und auf die spezifischen Kundenbedürfnisse hin angepasst. MxS umfasst von der Aufnahme der Servicemeldung bis hin zur Rechnungserstellung alle Features eines modernen Servicesystems

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Groupware Magazin - Das Schweizer Magazin für Groupware und Workflow | September/Oktober 4/2000

SAP R/3 zum mitnehmen


Die Vorteile der ERP-Software SAP R/3 sind unbestritten. Wenn es aber darum geht, Mitarbeiter im Aussendienst mit den wichtigsten Informationen zu versorgen stösst man auf Schwierigkeiten - es sei denn, man schafft es, die Daten aus R/3 auf einen Palm Pilot zu transferieren.
Die GEZE Service GmbH in Leonberg setzt auf professionelle Datenverarbeitung. Das Unternehmen, das alle Serviceaufgaben für seine Muttergesellschaft GEZE GmbH durchführt, wollte nicht nur die Durchlaufzeit der Serviceaufträge von der Annahme bis zur Fakturierung erheblich verkürzen, sondern gleichzeitig den Arbeitsablauf bei der Auftragsbearbeitung imd Disposition der Servicetechniker verbessern. Ein weiterer unabdingbarer Aspekt war die Aktualität der Informationen vor Ort. Die Lösung erforderte eine Integration von Palm Pilot, Lotus Notes und SAP R/3. Seit Juli 2000 sind bei der GEZE Service GmbH die ersten Servicetechniker erfolgreich im Produktiveinsatz.
  140 Gramm SAP
Da im Hause GEZE seit 1994 erfolgreich mit SAP R/3 gearbeitet wird, galt es eine mobile offline R/3 Anbindung für die Palm Pilots der Servicetechniker zu entwikeln. Nach umfangreichen Recherchen bot sich Lotus Notes als Trägermedium für den Datenaustausch zwischen SAP R/3 und Palm Pilot an. Der Grund lag nicht nur in den offline Fähigkeiten von Lotus Notes und den immanenten Datenabgleichsmöglichkeiten (Replizieren auf Feldebene und dadurch erheblich reduzierter Datenverkehr), sondern vor allem in den verfügbaren Add-ons und den offenen Schnittstellen mit SAP R/3 (BAPIs, LSX). Die vergleichsweise einfache Anbindung von SAP R/3 an Lotus Notes einerseits, anderseits die einfache Anbindung der Palm Pilots an Lotus Notes erwies sich als Grundvoraussetzung für die ideale Konstellationeiner absolut mobilen und tragbaren Anwendung (140 Gramm!) mit SAP R/3 Daten.

Die Umsetzung
Folgendes Szenario wurde für die GEZE Service GmbH von der Firma Ideo GmbH aus Wüstenrot mit ihrem Lotus Notes Parter Büro für Systemintegration, sowie dem Entwicklungspartner Antloop Technologie AG aus Freiburg realisiert: Im R/3-FrontOffice werden die Serviceaufträge erfasst und direkt einem Servicetechniker zugeordnet. Wenn alle Daten bezüglich Auftraggeber und Serviceobjekt erfasst bzw. aus R/3-Daten ergänzt sind, ist der Vorgang im FrontOffice erledigt. DerAuftrag geht nun automatisch ins ServiceOffice über, wo der Einsatzleiter alle dispositiven Tätigkeiten vornimmt. Freigegebene Aufträge werden zyklisch vom eigens hierfür installierten Notes-Server abgeholt und als Notesdokumente abgelegt. Über die Identifikation des jeweiligen Mitarbeiters wird der Notes-User ermittelt und als aktueller Bearbeiter in den Auftrag eingetragen. Gleichzeitig geht eine Statusmeldung an R/3, dass der Auftrag von Notes abgeholt wurde. Somit ist die Informationskette geschlossen und jeder am Auftrag beteiligte Partner ist über den aktuellen Status des Auftrags informiert. Der zuständige Service-Mitarbeiter holt nun mittels seines Notebooks die ihm zugeordneten Aufträge ab (Notes Replik). Es erfolgt auch hier eine Aktionsquittierung an SAP R/3, wodurch der Einsatzleiter weiss, dass die Aufträge beim Servicetechniker angekommen sind. Der Servicetechniker kann nun seine Aufträge direkt auf seinem Notebook weiterbearbeiten, oder via Hotsync auf seinen Palm Pilot übertragen. Sowohl auf dem Notebook wie auf dem Palm Pilot kann er seine Aufträge bearbeiten. Ergänzende Angaben zum Serviceobjekt sind ebenso möglich wie die Dokumentation von An- und Abfahrtszeiten, Arbeitsbeginn und -ende, Ausführdatum, Materialverbrauch etc. Aktuell bietet der Palm Pilot die Auswahl aus ca. 40 Standardtätigkeiten und ca. 5000 verschiedene Ersatzmaterialien. Nach der Ausführung der Servicetätigkeit kann auf dem Palm Pilot die Unterschrift des Kunden aufgenommen werden, die dann in der gesamten Informationskette mitgeführt wird. Wenn die Aufträge vom Palm Pilot ins Notebook zurückübertragen sind, können vor der Datenweitergabe an den Domino Server noch Korrekturen vorgenommen und Langtexte eingegeben werden. Nach Komplettierung werden die Daten via Domino Server (ISDN, analog oder GSM) an R/3 zurückgemeldet. Anschliessend werden die Daten ins R/3 BackOffice eingespielt, wo die Auftragsdaten durch den zuständigen kaufmännischen Mitarbeiter nachbearbeitet werden oder direkt an die bestehende Serviceanwendung übergeben werden. Alle Daten werden via SAP R/3 SD-Aufträge in den Standardablauf eingespielt , berechnet und gebucht.

Der Nutzen
Schon bei den Probeläufen in der Entwicklungsphase reduzierte sich die Durchlaufzeit um 50%. Die anvisierte Reduktion auf 10% erscheint daher durchaus realistisch.

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Groupware Magazin - Das Schweizer Magazin für Groupware und Workflow | Januar/Februar 1/2001

Mobile R/3-Lösungen für Vertrieb und Service

Die MxS-Family macht SAP R/3-Daten auf dem Palm Pilot verfügbar. Die Datensynchronisation erfolgt einfach über Handy.

Mobiles Kundeninformations-System McS
Der Vertrieb greift via Palm Pilot (gestuft nach Rechten) auf SAP R/3-Kundendaten zu, nutzt und pflegt sie. Aufbau und Darstellung orientieren sich am SAP-Customizing. Strukturiert wird nach Verkaufsorganisationen, Verkaufsbüros, Verkaufsgebieten usw. Je nach Rechten besteht Bearbeitungs-Zugriff auf Umsätze, Stammdaten, Nettopreise, Mengenrabatte, Standardrabatte und Sondervereinbarungen.

Mobiles Report-System MrS

Schließt an das Kontaktmanagement der SAP R/3 an. Der User kann (je nach vergebenen Rechten) am Palm Pilot vorhandene Reports und Kontakte bearbeiten und neue Reports und Kontakte einpflegen. Bearbeitungsoptionen werden aus dem R/3-Customizing übernommen. Weiter Features: Angebotsverfolgung, Erfassung der Reisekosten, Spesenabrechnung. Die entsprechenden Daten werden an das zuständige FI-Modul der SAP R/3 übergeben, eine HR-Übergabe ist möglich.

Mobiles Service-System MsS
MsS umfasst von der Aufnahme der Servicemeldung bis hin zur Rechnungsstellung alle Features eines modernen Servicesystems. Die Grundkomponenten FO (Front Office), SO (Service Office), MO (Mobile Office und BO (Back Office) werden auf die spezifischen Kundenbedürfnisse hin angepasst.

TCO: ein starkes Argument
$ 2.693 Palm Pilot
$ 2.791 PDA mit Windows CE
$ 12.569 Handheld Pro mit Windows CE plus Desktop PC
$ 14.019 Win 9x-Mini-Notebook plus Desktop PC

(laut Analysen der Gartner Group)

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